Tugas Pengantar Kearsipan dan Dokumentasi

Andika Septyawan (150214603000)

S1 Ilmu Perpustakaan Input 2015

Universitas Negeri Malang

1.   Jelaskan bagaimana organisasi berhubungan dengan arsip?

Jawaban:

Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto, 2005:2).

Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah sebagai berikut: rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip merupakan salah satu faktor yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu oranisasi. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran (Wursanto, 1991: 5)

2. Organisasi kearsipan dibedakan menjadi berapa? Jelaskan & contohnya!

Jawaban:

Organisasi kearsipan dibedakan berdasarkan bentuknya, yaitu:

a)      Unit kearsipan/records center adalah satuan kerja di lingkungan organisasi yang bertugas mengelola arsip inaktif dan biasanya juga berfungsi sebagai pembina kearsipan di lingkungan organisasinya. Records Center (Pusat Arsip) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip

Contohnya: Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN, BUMD

Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:

1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

  4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan

  5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

b)      Lembaga kearsipan adalah lembaga  yang memiliki  fungsi,  tugas,  dan  tanggung  jawab  dibidang  pengelolaan  arsip  statis  dan    pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan merupakan penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan statis.

Contohnya: ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional, Lembaga Kearsipan Propinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.